(趣旨)

第1条　この訓令は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めるものとする。

(文書取扱いの責任区分)

第2条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次のとおりとする。

(帳票)

第3条　総務部総務課には、次の帳票を備えなければならない。

(公文書の種類)

第4条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の格納)

第5条　重要文書は、非常持出の表示のある適当な容器に格納しなければならない。

(文書の収受)

第6条　本庁舎に到達した文書は、総務部総務課において収受するものとする。

(普通文書の取扱い)

第7条　収受した普通文書は、直ちにこれを開封して受付印(様式第5号)を押印し、町長、副町長、総務部長及び総務部総務課長を経て主務部長に配布する。

(特殊文書の取扱い)

第8条　親展又は書留を収受したときは、封かんのままそれぞれ親展文書受付簿若しくは書留文書簿に記入のうえ封筒に受付印を押印し、直接名あて人に配布する。

(収受分掌等の取扱い)

第9条　前2条の規定による収受した文書は、次により取り扱わなければならない。

(配布文書の返還及び転送の禁止)

第10条　配布を受けた文書中にその主管に属さないものがあるときは、その理由を付して、直ちに総務部総務課に返戻しなければならない。

(送料未納等の文書の取扱い)

第11条　送料の未納若しくは不足の文書で、官公署又は学校の発送に係るもの及び総務部総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(口頭又は電話の処理)

第12条　口頭又は電話で受理した事項は、聴取者がその要領を記録して、文書として取り扱わなければならない。

(勤務時間外の文書物品の処理)

第13条　勤務時間外において到着した文書及び物品は、電報又は即刻処理を要すると認めるものを除くほか、到着した翌日の出勤時限後直ちに第7条の規定の例により処理しなければならない。

(文書即日処理の原則)

第14条　文書は簡明に、かつ、速やかに処理するようにしなければならない。

(文書処理の責任者)

第15条　課長及び所長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するものを除くほか各係長に配布し、その処理方針を指示する必要のあるものは、これを指示して処理させなければならない。

(文書の決裁)

第16条　文書の処理に当たっては、係長及び主査(以下「係長等」という。)、主幹又は所長(以下「主幹等」という。)、課長又は参事(以下「課長等」という。)、部次長又は室長(以下「部次長等」という。)、部長、技監又は参与(以下「部長等」という。)及び副町長を経て町長の決裁を受けた後でなければ処理してはならない。ただし、副町長、部長等、部次長等及び課長等は、遠軽町事務執行規則(平成17年遠軽町規則第7号)に掲げる事項を専決することができる。

(起案)

第17条　新しい事件又は重要と認められる事件の起案については、起案書を用いなければならない。

(簡易な文書の起案)

第18条　文書の返戻又は軽易と認められる事件について、照会、回答、督促等をするときは、簡易な文書を用いることができる。

(起案書の記載)

第19条　起案文書は、必要により本文の前に処理の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項を付記しなければならない。

(特殊文書の取扱い)

第20条　文書で急を要するものには赤紙を付し、特に期限のあるものにはその期日を明記し、重要なものには「重要」、機密に属するものには「秘」、例規に属するものには「例規」、説明を要するものには「要説明」、登録を要するものには「要登録」と文書の上部欄外に朱書しなければならない。

(特殊決裁文書)

第21条　文書で機密を要するもの及び説明を要するものは、主務の部長等、部次長等、課長等、主幹等又は係長において持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。

(法規文書等の処理)

第22条　法規文書、公示文書及び令達文書(以下「法規文書等」という。)は、総務部総務課において主管する告達簿(様式第6号)により処理する。ただし、令達文書のうち指令については、総務部財政課において主管する告達簿により処理する。

(辞令等の処理)

第23条　職員の任免等その身分に関し、又は事務分掌異動の発令をするときは、辞令簿(様式第7号)に登載し、被命令者に辞令を交付する。

(その他の文書の処理)

第24条　第16条から前条までに定めるもののほか、文書の処理は次によらなければならない。

(未結文書の保管)

第25条　未結文書は、各課ごとに所定の場所に保管し、その所在を明らかにしなければならない。

(未結文書の査閲)

第26条　課長又は所長は、毎年5月及び12月に未結文書を査閲し、その処理について適宜指導するとともに、その結果を主務部長に報告しなければならない。

(主務者の行うもの)

第27条　発送する文書及び物品は、主務者が午後4時までに総務部総務課備付けの発送箱に投函するものとする。ただし、急を要するときは、この限りでない。

(発送担当者の行うもの)

第28条　発送担当者は、後納郵便物差出票に記入し、発送しなければならない。ただし、急を要するときは、この限りでない。

(告達番号)

第29条　法規文書等は、各区分に従い暦年により告達番号を付するものとする。ただし、令達文書のうち指令については、年度により告達番号を付するものとする。

(記号)

第30条　文書の記号は、町名又は町長名を用いなければならない。ただし、庁内に対するもの又は上司の承認を得たものは、この限りでない。

(保存の原則)

第31条　文書は、紛失、火災及び盗難を防止するとともに、整理整とんし、常に活用できるようにしなければならない。

(保存期間)

第32条　文書の保存期間は、次の4種に分類するものとする。

(完結文書の編集及び製本)

第33条　文書が完結したときは、次により編集しなければならない。

(文書の保存)

第34条　完結文書は、主管の課等において編集のうえ主務の長の査閲を経て、保存しなければならない。

(文書の廃棄)

第35条　保存期間の満了した文書は、主管の課等において関係部、課及び所に合議のうえ主務の長の承認を受けて廃棄するものとする。

(服務の原則)

第36条　職員は、公務を民主的かつ能率的に運営すべき責務を深く自覚し、全体の奉仕者として誠実かつ公正にその職務を遂行しなければならない。

(職務に専念する義務)

第36条の2　職員は、その勤務時間及び職務上の注意力のすべてをその職務遂行のために用い、上司の承認を受けた場合を除くほか、みだりにその職務を離れてはならない。

(信用失墜行為の禁止)

第37条　職員は、その職務の信用を傷つけ、又は不名誉となるような行為をしてはならない。

(秘密を守る義務)

第38条　職員は、職務上知り得た秘密を他に漏らしてはならない。その職を退いた後も、同様とする。

(法令及び上司の命に従う義務)

第39条　職員は、その職務を遂行するに当たっては、誠実に法令、条例等に従い、職務上の秩序を保持し、相互に人格を尊重し、かつ、上司の職務上の命令に従わなければならない。

(営業又は他の事務の関与制限)

第40条　職員は、町長の許可を受けなければ営業を行い、又は報酬を得て他の事務に従事してはならない。

(私企業からの隔離)

第41条　職員は、商工業又は金融業その他営利を目的とする私企業(以下「営利企業」という。)を営むことを目的とする会社その他の団体の役員、顧問又は評議員を兼ね若しくは自ら営んではならない。ただし、町長の承認を得た場合は、この限りでない。

(他の団体事業又は事務の関与制限)

第42条　職員が報酬を得て営利企業以外の事業の団体の役員、顧問若しくは評議員を兼ね、その事業に従事し、又は事務を行うときには、町長の許可を受けなければならない。

(出勤簿)

第43条　職員は、定時刻までに出勤し、直ちに自ら出勤簿(様式第8号)に押印しなければならない。ただし、緊急の用務その他職務の都合により定時刻までに出勤できないときは、この限りでない。

(遅刻及び早退)

第44条　職員が遅刻したとき又は早退しようとするときは、速やかに休暇等処理簿(様式第10号)により届出なければならない。

(勤務時間中の離席及び外出)

第45条　職員は、公務のため執務時間中に離席又は外出する必要があるときは、理由及び行く先等を主務の課長又は所長に告げて常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(欠勤の届出)

第46条　職員は、傷病その他事故等のため欠勤しようとする場合は、あらかじめ休暇等処理簿により町長に届出なければならない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ届出れない場合は、速やかに電話等により上司に連絡し、事後において届出るものとする。

(病気休暇の請求)

第47条　次に掲げる特定病気休暇(遠軽町職員の勤務時間、休日、休暇等に関する条例施行規則(平成17年遠軽町規則第28号。以下「勤務時間等規則」という。)第25条第1項ただし書に規定する特定病気休暇をいう。以下同じ。)の承認を受けようとする者は、医師の診断書を添えて、町長に休暇を請求しなければならない。

(休暇等)

第48条　次の休暇の承認を受けようとする者は、あらかじめ休暇等処理簿(様式第10号)により町長に願い出なければならない。

(週休日の振替等)

第48条の2　勤務時間等条例第5条に規定する週休日の振替及び半日勤務時間の割振り変更は、週休日の振替え・半日勤務時間の割振り変更簿(様式第10号の2)により行うものとする。

(専従許可等)

第49条　地方公務員法(昭和25年法律第261号。以下「法」という。)第55条の2第1項ただし書に規定する許可(以下「専従許可」という。)を受けようとする者は、専従許可申請書(様式第11号)をあらかじめ町長に提出しなければならない。

(身元保証書等の提出)

第50条　新任者は、着任の日から7日以内に身元保証書(様式第12号)、履歴書(様式第13号)及び住所届(様式第14号)を提出しなければならない。

(住所等の変更の届出)

第51条　住所、氏名その他身分に変更のあった者は、当該変更のあった日から7日以内にその旨を総務部総務課に届出なければならない。

(身分証明書の所持)

第52条　職員は、常に身分証明書(様式第15号)を所持しなければならない。

(不在中の事務処理)

第53条　職員は、出張、旅行、病気その他の理由により執務できない場合は、自己の担任事務であって重要又は急を要するものの処理について、必要な事項をあらかじめ上司に申出なければならない。

(退庁時の心得)

第54条　退庁の際は、必ずその管掌する書類及びその他の物品を整理収蔵し、散逸させてはならない。

(時間外勤務及び時間外勤務代休時間の処置)

第55条　時間外勤務命令を受けて執務時間外に勤務した者は、時間外勤務命令簿(様式第16号)に、主務の部長等及び部次長等又は支所長並びに課長等(任命権者が指定する主幹等及び公の施設の長を含む。)の確認印を受けなければならない。

(休日勤務)

第56条　町長は、公務の都合により休日においても職員に勤務を命ずることができる。

(特殊勤務の処置)

第56条の2　遠軽町一般職の職員の特殊勤務手当に関する条例(平成17年遠軽町条例第44号)の規定による特殊勤務手当の支給対象となる特殊の勤務に従事した者は、特殊勤務手当支給実績簿(様式第18号)に、主務の課長等(任命権者が指定する主幹等及び公の施設の長を含む。)の確認印を受けなければならない。

(事務の引継ぎ)

第57条　職員が退職、事務分掌異動又は休職になった場合は、その発令日から7日以内にその担当する事務を書面をもって後任者に引き継がなければならない。ただし、管理職員以外の職員にあっては、上司の承認を得て口頭により引き継ぐことができる。

(盗難の届出)

第58条　盗難があったときは、直ちにその品名、数量、保管状況その他参考となる事項を具して、総務部長を経て町長へ届出なければならない。

(文書の発表)

第59条　文書は、上司の許可なくみだりにこれを他人に示し、謄写し、又は貸与してはならない。

(出張)

第60条　職員の出張は、遠軽町職員の旅費に関する条例施行規則(平成17年遠軽町規則第43号)第13条に規定する出張命令書をもって命ずるものとする。

(外勤)

第61条　佐呂間町、湧別町及び遠軽町内の旅行は、外勤とする。ただし、旅費の支給が伴う旅行は、出張とする。

(出張中の事故)

第62条　職員は出張中に次の各号のいずれかに該当する場合は、その理由を付して、直ちに上司の指示を受けなければならない。

(出張の復命)

第63条　出張を命ぜられた者が帰庁したときは、直ちに出張中取り扱った事項を文書をもって町長に復命しなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭をもって復命することができる。

(赴任)

第64条　職員は、採用の辞令を受けたときは、7日以内に赴任しなければならない。

(緊急登庁及び措置)

第65条　職員は、退庁後又は休日に際し、庁舎又はその近傍に火災その他の非常災害が発生したときは、直ちに登庁し、上司の指示に従わなければならない。

(公金保管の禁止)

第66条　公金は、団体に属するものであっても特に指定するもののほかは、速やかに会計管理者に引継ぎ、各担当で保管してはならない。

(庁舎内会議室の使用)

第67条　庁舎内会議室を使用しようとするときは、グループウェア(行政内部の情報伝達の迅速化、効率化及び情報の共有化を図るための情報システムをいう。)に登記し、使用しなければならない。

(その他)

第68条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が定める。