○遠軽町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成17年10月1日
訓令第10号
(目的)
第1条 この要綱は、遠軽町における戸籍事務を処理する電子計算組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍、除籍及び改製原戸籍に関する磁気情報をいう。
(2) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(5) 画像データ 磁気ディスクに記録された画像情報処理方式による除籍・改製原戸籍をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書等の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務並びに戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者等)
第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍事務主管部長をもって充てる。
2 保護管理者の事務の一部のうち、電算室で管理する戸籍データを取り扱わせるため、データ総括取扱責任者を置き、電算室主管課長をもって充てる。
3 保護管理者の事務の一部を取り扱わせるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍事務主管課長をもって充てる。
(戸籍データ等の保護及び管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの保護及び管理のため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 関係者以外にはその画面表示を読み取れないよう端末装置の配置をすること。
(2) 戸籍事務担当職員以外の者が戸籍データの内容について、変更を加えることができないようにすること。
(3) 入力した戸籍データの固定化後は、当該戸籍データに形跡を残すことなく、更新することができないシステム上の措置を講じること。
(4) 予備の記録媒体を定期的に作成し、耐火保管庫に保管すること。
(5) 最新の戸籍データの保全及び保護のため、毎日更新業務終了後バックアップ処理し、耐火保管庫に格納すること。
(6) 定期的に又は随時、戸籍データ及びプログラムの異状の有無を点検すること。
(7) 記録媒体は、施錠のできる場所に保管し、廃棄する際には復元できない方法により処分すること。
(8) 出力帳票は、施錠のできる場所に保管し、処理が終わったものは、速やかに裁断し廃棄処理すること。
(画像データの保護及び管理)
第6条 保護管理者は、正本である記録媒体上に記録された除籍・改製原戸籍の保護及び管理のため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 磁気ディスク化に関する指示は、磁気ディスクに記録しなければならない。
(2) 除籍・改製原戸籍に訂正等を施すときは、画像データの記録から紙に出力した写しを作成し、訂正等の記録を施して、イメージスキャナーにより再度画像データとして入力し、記録しなければならない。
(3) 画像データに訂正等を施したときは、訂正後の記録とともに、従前の記録も保存しなければならない。また、証明発行の際には更新後の画像データの記録のみが証明書として出力されるように、必要な措置を講じなければならない。
(4) 記録媒体の副本を作成して10年を経過したとき又は記録媒体処理装置の機種を変更したときは、記録媒体の副本を法務局に送付しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第8条 取扱責任者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 取扱責任者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、戸籍データの保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第9条 取扱責任者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 取扱責任者は、定期又は随時にパスワードの更新を行うなど、厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第10条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(研修等の実施)
第11条 取扱責任者は、戸籍事務を取り扱う職員に対し、電子計算組織の利用及びシステムに関する必要な教育及び訓練を行わなければならない。
(戸籍データ等の外部提供)
第12条 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
附則
この訓令は、平成17年10月1日から施行する。