○遠軽町公文書規程
平成17年10月1日
訓令第4号
(趣旨)
第1条 この訓令は、公文書について必要な事項を定めるものとする。
(公文書の定義)
第2条 この訓令において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条及び第16条の規定に基づき、町議会の議決を経て制定し、町長が公布するもの
イ 規則 法第15条及び第16条の規定に基づき、町長が制定し、公布するもの
(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 町長が、町議会の議決を経なければならない事件について、町議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 法第179条第1項又は第180条第1項の規定に基づき、町長が町議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの
(3) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 町長その他の執行機関の長が、所属機関に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの
イ 通達 上級者が、指揮監督権に基づき、所属の機関又は職員に対し、職務執行上の細目的事項等について指示し、又は命令するもの
ウ 指令 個人、団体、法人等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をなし、又は指示するもの及び職権で、これらの者に対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(4) 争訟文書 補正命令書、弁明書等提出要求書、弁明書、反論書、裁決書、決定書等の行政不服審査法(平成26年法律第68号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状、準備書面等の訴訟に関する書面
(5) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの
イ 公告 法令等の規定によらない一定の事実を管内一般又はその一部に公示するもの
(6) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類するもの
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人、団体又は法人に対して問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対し、答えるもの
ウ 諮問 所轄の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を上級機関に取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人、団体又は法人に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 上級機関又は上級者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 依頼 行政機関、個人、団体又は法人に対し、一定の事項を頼むもの
コ 協議 行政機関、個人、団体又は法人に対し、一定の事項について相談するもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 勧告 行政機関、個人、団体又は法人に対し、一定の事項を申し出て、ある処置を勧め、又は促すもの
ス その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(用字、用語及び文体)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送りがなの付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語については、おおむね次に掲げる基準による。
(1) 特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。
(2) 名宛人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。
(3) 使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いること。
(4) 言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いること。
(5) 音読する言葉は、なるべく避け、聴いて意味のすぐ分かる言葉を用いること。
(6) 音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべく避けること。
3 公文書の文体については、おおむね次に掲げる基準による。
(1) 文体は、原則として「ます」体を用い、条例、規則その他の法規的文書、争訟文書、告示文書、契約文書、証明書等には、「である」体を用いること。
(2) 文語体の表現は、なるべくやめて、平明なものとすること。
(3) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(4) 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現は、なるべくやめて、簡潔な、論理的な文章とすること。
(5) 内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(左横書きの原則)
第4条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令の規定により縦書きと定められたもの
(2) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(その他)
第5条 この訓令に定めのないものは、北海道文書管理規程(平成10年北海道訓令第7号)及び北海道公用文作成規程(昭和63年北海道訓令第1号)によるものとする。
附則
この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
附則(平成24年7月27日訓令第13号)
この訓令は、平成24年8月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第7号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。